Verslag gemeenteraad 20 December 2023

Aanwezig: Panneels Stef, Debeerst Rony, Tielemans Steven, Gooris Danny, Hanon Patrick, Lenaerts Werner,  Jacobs Kris, Nadine Gurickx, Blanckaert Benny, Nancy Van Harck, Jocelyne Vangindertaelen, De Groef Jean-Pierre,  Peter Roose, Van den Berghe Tania, Ponticello Dina, Lagae Gregory, Claeys Steve, Geeroms Magda, Akaychouch Mohamed, Veysel Top, Patrick Vanderauwera, Frank Van Praet , Schell Daniël

Verontschuldigd: Roosens Peter, Gregory Lagae, Ingrid Deblock

Afwezig: Benhomaid Samia

Voorzitter: Stef Panneels

Start gemeenteraad: 20.24

Einde gemeenteraad: 20.47

Duurtijd: 23 min

Dit zijn de notulen van gemeenteraad:        

A-Punten:

A-punten zijn de agendapunten waarover een politiek debat kan gevoerd worden en die dan ook zullen ingeleid worden door ofwel een lid van het college ofwel door de voorzitter

Aanpassing meerjarenplan 2020-2025: aanpassing kredieten 2023, vaststelling kredieten 2024

Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur bepaalt dat de lokale besturen hun meerjarenplannen minstens één keer per jaar moeten aanpassen om de kredieten voor het volgende boekjaar vast te stellen.

Ze kunnen van de gelegenheid gebruik maken om ook de aanpassing van de kredieten voor het lopende jaar vast te stellen.

Aan de gemeenteraad wordt voorgelegd:

• een aanpassing van de kredieten 2023
• een aanpassing van het meerjarenplan voor 2023-2026.

De gemeenteraad keurt in eerste instantie de aanpassing voor entiteit gemeente goed, nadien stelt ze ook de goedkeuring van entiteit OCMW vast zoals beslist door de raad voor maatschappelijk welzijn.

De aanpassing meerjarenplan die exact een jaar geleden werd goedgekeurd was het resultaat van een heroriënteringsopdracht  in functie van efficiëntie, effectiviteit en kerntaken (regie/actorrol) , die uitmondde in 21 sporen om te zetten in resultaat tegen eind 2023.

Met de aanpassing die nu voorligt kunnen we zeggen dat de oefening van vorig jaar zijn effect niet gemist heeft.

We kunnen stellen dat er een gezond meerjarenplan opgesteld is, dat de basis legt voor de komende jaren, met een beschikbaar budgettair resultaat van jaarlijks rond de 9 miljoen euro en een autofinancieringsmarge die niet onder de 1 miljoen duikt.

De belangrijkste wijzigingen die geleid hebben tot dit resultaat zijn:

• De loonkost wordt jaarlijks herberekend op basis van de in dienst zijnde personeelsleden en een personeelsbehoefteanalyse vanuit het MAT. Los van de exponentieel stijgende responsabiliseringsbijdrage, stijgt ook onze loonkost met 6% in ’23 en ’24 en met 2% in ’25 en ’26. Dit is vooral het gevolg van de loonsindexeringen, en van enkele bijkomende functies in ons organigram.
• De energiekosten, waarvoor vorig jaar nog een enorme stijging was opgenomen, zijn genormaliseerd en werden berekend op basis van het verbruik midden ’23. De voorziene middelen worden zo goed als gehalveerd ten opzichte van de raming van vorig jaar.
• Zonder het verhogen van de belastingvoeten stijgen de inkomsten van onze belastingen toch exponentieel. Vooral de geraamde inkomst van de belasting op onroerende voorheffing, voor het grootste deel ten laste van de bedrijven in de gemeente,  heeft een groot positief effect op deze aanpassing meerjarenplan. Dit is natuurlijk het gevolg van de opeenvolgende indexeringen waardoor de belastbare basis hoger is.
• We kiezen ervoor om met onze investeringen in gebouwen een versnelling hoger te schakelen. Zo zullen we in ’24-’26:
  • 690.000 euro investeren in gebouwen omwille van wettelijke verplichtingen
  • 1.090.000 euro investeren in gebouwen omwille van duurzaamheid en energiebesparing
  • 1.135.500 euro investeren in functionele aanpassingen en verfraiingswerken van onze gebouwen
• Gezien we op dit moment, wegens personeelstekort en de algemene problematiek in de zorgsector qua aanwervingen, versterkt door de wijzigingen en strengere regels inzake erkennings-/financieringsnorm en RaaS financiering, slechts 90 van de 105 bedden in ons woonzorgcentrum kunnen gebruiken, maakten we de raming op met als uitgangspunt een gemiddelde bezetting van 95 bedden in 2024, 100 bedden in 2025 en 105 bedden in 2026. Dit heeft zowel een effect op de inkomsten (subsidies en dagprijs residenten) als op de uitgaven (voedingskosten, personeel).
• Sinds 1 september 2023 werden onze beide gemeentelijkse scholen (De Fonkel en GISO) overgedragen aan het Go! Dit effect is zeer voelbaar vanaf 2024: de subsidies die we ontvingen vanuit het departement onderwijs zijn gestopt vanaf september 2023, maar daartegenover staat ook dat alle kosten verbonden met de scholen stopten in het najaar van 2023. De voorziene financiële stromen in de overeenkomst over de overdracht van de scholen (terbeschikkingstelling poetspersoneel, voorziene kosten aan de gebouwen…) werden wel nog voorzien in dit meerjarenplan. De DBFM-constructie voor het gebouw van het GISO zal op 1 januari 2024 ook naar het GO! overgedragen worden, ook dit is voorzien in dit meerjarenplan.

Besluit: de gemeenteraad keurt de aanpassing aan het meerjarenplan 2020 – 2025 unaniem goed

Toewijzingsreglement Halle-Vilvoorde-OostDe nieuwe woonactor dient een nieuw toewijzingsreglement te maken.

Dit toewijzingsreglement is er gekomen in samenwerking met alle leden die in dit reglement worden vernoemd. Dit regelement dient door de gemeenteraad te worden gevalideerd. De decretale regel inzake woonbinding is minimaal: een kandidaat-huurder moet de laatste 10 jaar minimum 5 jaar in het werkingsgebied hebben gewoond. Er wordt geoordeeld dat er geen redenen zijn om dit strenger te maken dan de regelgever minimaal voorstelt, versoepeling kan niet.

Verder dient in dit reglement ook de omschrijving opgenomen worden van de specifieke doelgroepen.

Het voorstel hier is:

• 65+,
• doelgroep met een beperking of handicap
• Housing First.

De doelgroepenbepaling hangt samen met de inventaris van panden, momenteel in eigendom van de woonactor en hiervoor ook geschikt richting de doelgroep. De panden die bij voorrang worden toegewezen aan de eerste twee doelgroepen worden in de inventaris in bijlage van dit besluit opgesomd

De panden die bij voorrang worden toegewezen aan de derde doelgroep worden eveneens in de inventaris in bijlage van dit besluit opgesomd. De regelgever stelt tevens dat de leden van toewijzingsraad nominatief door de respectieve gemeenteraden moeten worden goedgekeurd.

Besluit

Artikel 1: de gemeenteraad keurt de samenstelling goed van de toewijzingsraad zoals vermeld in bijlage van dit besluit ,met dien verstande dat Marijke Bohets vervangen wordt door Hakim Aboulakil.

Artikel 2: de gemeenteraad keurt het principe van de lokale woonbinding goed zoals vermeld in bijlage van dit besluit. 

Artikel 3: de gemeenteraad keurt de doelgroepen goed die voor de gemeenten in het werkingsgebied van de woonactor van kracht zijn zoals vermeld in bijlage van dit besluit.

Artikel 4: het besluit van de gemeenteraad van 19 september 2017 over wijziging intergemeentelijk toewijzingsreglement sociale woningen wordt met ingang van 31 december 2023 opgeheven

Klachtenreglement (organisatiebeheersing)

Gemeente en OCMW hadden elk een klachtenreglement en elk een klachtencoördinator. Met de eengemaakte organisatie is een uniform klachtenreglement voor de ganse organisatie goedgekeurd. Huidig klachtencoördinator: Cindy De Deken, vervanger Sabine Wijns.

Er wordt nu een wijziging in artikel 5 voorgesteld, de rol van klachtencoördinator wordt aan een andere functie toebedeeld.

Mede in uitvoering van de beheersovereenkomst, en kaderend binnen de goedgekeurde organisatiestructuur en het in uitwerking zijnde organisatiebeheerssysteem voor het globale lokale bestuur, wordt voor de twee rechtspersonen met 1 klachtenreglement gewerkt. Met de indiensttreding van de stafmedewerker organisatiebeheersing, in uitvoering van het rapport organisatie-audit, waar de gemeenteraad in september kennis heeft van genomen, was in het functieprofiel voorzien dat de stafmedewerker organisatiebeheersing klachtencoördinator zou worden.

Bedoeling hiervan is het proces en rapportering van klachten beter te maken, zodat de "lessons learned" uit klachten mee in het procesmatige werken van de organisatie kunnen geïmplementeerd worden enerzijds en om de band tussen het eigenlijke communicatiebeleid en klachtenbehandeling losser te maken anderzijds

Daarom is een aanpassing nodig van artikel 5 van het klachtenreglement.

Besluit:

Enig artikel: onderhavig reglement “klachtenreglement lokaal bestuur Machelen” goed te keuren.

 "Klachtenreglement lokaal bestuur Machelen

 Artikel 1: Doelstelling 

Het bestuur en het personeel van de gemeente Machelen engageren zich tot een kwaliteitsvolle en klantvriendelijke dienstverlening aan hun klanten. 

Artikel 2: Definitie klacht

• 1. Een klacht is een manifest uiten van ongenoegen of ontevredenheid door een gebruiker van onze dienstverlening in verband met een handeling of prestatie die al dan niet is verricht. 
• 2. Een klacht kan betrekking hebben op het handelen van zowel personeelsleden als van een dienst.
• 3. Een klacht kan betrekking hebben op:

• het foutief verrichten van een handeling of prestatie
• het onvriendelijk of onbeleefd verrichten van een handeling
• het afwijken van de vastgelegde of gebruikelijke werkwijze
• het niet of laattijdig uitvoeren van een handeling of prestatie.

• 4. Meldingen, vragen om informatie, beroepen, bezwaren, suggesties en petities worden niet beschouwd als klachten. Meldingen kunnen telefonisch of via de gemeentelijke website worden gedaan. Voor beroepen en bezwaarschriften dienen de wettelijk omschreven procedures te worden gevolgd.
• 5. Dit reglement is niet van toepassing op klachten waarvoor een specifieke procedure is voorzien in de wetgeving (onder meer pesten op het werk, ongewenst seksueel gedrag, ...). 
• 6. De klachtenprocedure is niet van toepassing op algemene klachten over de regelgeving, over het gevoerde beleid, beleidsvoornemens of –verklaringen. De klacht moet gaan over een specifiek dossier van de gemeente waarbij de gebruiker individueel en actueel betrokken is. 

Artikel 3: Wie kan een klacht indienen?

Elke gebruiker van onze dienstverlening kan een klacht indienen. Het kan gaan om een inwoner, bezoeker, vereniging of bedrijf. Ook een personeelslid van gemeente kan, als gebruiker van de dienstverlening, een klacht uiten op basis van dit reglement. 

Artikel 4: Hoe een klacht indienen?

Klachten kunnen alleen schriftelijk worden ingediend:

• per brief, met het daartoe bestemde klachtenformulier
• via de website
• via het e-mail adres klachten@machelen.be

of persoonlijk bij de klachtencoördinator. 

Artikel 5: Klachtencoördinator

De stafmedewerker organisatiebeheersing is de klachtencoördinator. Bij zijn/haar afwezigheid treedt het diensthoofd secretariaat op als klachtencoördinator. De klachtencoördinator registreert de klachten en verwijst ze voor behandeling door naar een klachtenbehandelaar, afhankelijk van de aard van de klacht. 

Artikel 6: Klachtenregistratie

• 1. Klachtenregistratie gebeurt door de klachtencoördinator. De klachtencoördinator probeert in eerste instantie een oplossing te bieden voor de klager. 
• 2. Wanneer een klacht ontvangen wordt door een lid van de gemeenteraad, of het college van burgemeester en schepenen, stuurt deze de klacht door naar de klachtencoördinator. 

Artikel 7: Klachtendatabank 

De klachtencoördinator registreert elke klacht meteen na ontvangst ervan (ongeacht of de klacht wel of niet ontvankelijk is) in een bestand met de volgende gegevens:

• de datum van ontvangst van de klacht
• de identificatiegegevens van de klachtindiener: naam en adres, telefoonnummer, mailadres
• een korte omschrijving van de klacht
• de dienst of medewerker waarop de klacht betrekking heeft
• de datum van ontvankelijkheid en reden van niet-ontvankelijkheid.

 Nadat de klacht is afgehandeld registreert de klachtencoördinator:

• de datum van afhandeling van de klacht
• het resultaat van de klachtenbehandeling.

Artikel 8: Klachtenverificatie

• 1. De klachtencoördinator gaat na of de klacht al dan niet ontvankelijk is.

Een klacht is ontvankelijk tenzij deze:

• anoniem is ingediend
• alleen mondeling is ingediend
• gaat over zaken die niet tot de bevoegdheid behoren van gemeente Machelen
• al eerder is ingediend en al ongegrond werd bevonden, tenzij wanneer er nieuwe elementen in verband met de klacht worden aangebracht
• betrekking heeft op feiten waarvoor alle georganiseerde administratieve beroepsmogelijkheden werden aangewend of waarover een jurisdictioneel beroep aanhangig is gemaakt
• een vraag om informatie, een melding, een suggestie, een beroep, een bezwaar of een petitie is
• algemene klachten over regelgeving, over het gevoerde beleid, beleidsvoornemens of –verklaringen betreft. De klacht moet gaan over een specifiek dossier van de gemeente waarbij de burger individueel en actueel betrokken is
• een klacht is waarbij gemeente geen betrokken partij is. 

• 2. Onontvankelijke klachten vereisen geen verdere behandeling.

De klachtencoördinator deelt aan de klachtindiener in de vorm van een gemotiveerde brief of mail mee waarom de klacht als niet-ontvankelijk wordt beschouwd. Indien de niet-ontvankelijkheid voortvloeit uit de onbevoegdheid van het bestuur, verwijst de brief de klachtindiener voor zover mogelijk door naar de instantie die zijn klacht kan behandelen. 

• 3. Ontvankelijke klachten vereisen verdere behandeling.

Ontvankelijke klachten worden inhoudelijk onderzocht en afgehandeld zoals in de artikelen hierna uiteengezet. 

Artikel 9: Klachtenbehandelaar

• 1. Een ontvankelijke klacht wordt door de klachtencoördinator overgemaakt aan de klachtenbehandelaar die de klacht werkelijk onderzoekt.  
• 2. De klachtenbehandelaar is: 

• bij een klacht tegen een dienst of tegen een medewerker (van een dienst): het diensthoofd (of bij afwezigheid een vervanger of het diensthoofd HRM)
• bij een klacht tegen een diensthoofd of teamcoach: de algemeen directeur
• bij een klacht tegen de financieel directeur met betrekking tot taken die zij/hij verricht onder de functionele leiding van de algemeen directeur: de algemeen directeur
• bij een klacht tegen de algemeen directeur: de gemeenteraad ofwel de raad voor maatschappelijk welzijn. 

Artikel 10: Klachtenontvangst

• 1. Binnen (uiterlijk) 10 kalenderdagen na ontvangst van de klacht, stuurt de klachtencoördinator een antwoord naar de klager met daarin in elk geval volgende elementen:

• ontvangstbevestiging van de klacht
• korte omschrijving van de klacht
• vermelding of de klacht al dan niet ontvankelijk is. De onontvankelijkheid wordt gemotiveerd
• de naam en contactgegevens van de klachtenbehandelaar. 

Artikel 11: Klachtenonderzoek 

• 1. Van elke ontvankelijke klacht wordt een rapport opgestart dat volgende elementen bevat:

• contactgegevens verzoeker (naam, adres, telefoon, e-mail)
• datum indiening klacht
• korte omschrijving klacht
• kanaal hoe klacht is binnengekomen
• ontvankelijk
• coördinaten klachtenbehandelaar.

• 2. De klachtencoördinator bezorgt dit rapport binnen de 10 kalenderdagen na ontvangst van de klacht aan de klachtenbehandelaar. 
• 3. De klachtenbehandelaar is verantwoordelijk voor het inhoudelijk onderzoek, het beoordelen van de gegrondheid van de klacht en het, in geval de klacht (deels) gegrond is, aanreiken van een oplossing. De klachtenbehandelaar informeert zich bij de betrokken dienst of medewerker over de feiten waarover geklaagd wordt en neemt de conclusies van het gesprek op in een verslag. 

Het onderzoek resulteert in één van volgende beoordelingen:

• gegronde klacht: de regelgeving werd niet gevolgd of bepaalde beginselen van behoorlijk bestuur werden geschonden. De klager krijgt dus gelijk. Er wordt hier een oplossing geboden
• deels gegronde klacht: bepaalde elementen uit de klacht zijn gegrond, andere niet. Er wordt ook hier een oplossing aangeboden
• gegronde en gecorrigeerde klacht: de klacht is gegrond, maar werd tijdens het onderzoek gecorrigeerd
• ongegronde klacht: gemeente heeft correct en zorgvuldig gehandeld, al wordt dat door de verzoeker betwist
• geen oordeel: dit zijn klachten waarbij, na onderzoek:
  • onvoldoende duidelijkheid blijft
  • enige twijfel blijft of er nu al dan niet beter bestuurd had kunnen worden
  • de fout te klein is om ze in aanmerking te nemen
  • stopzetting procedure door burger: door of in samenspraak met de burger wordt de klachtenprocedure stopgezet. 

• 4. De klachtenbehandelaar bezorgt binnen de 30 kalenderdagen per email het verslag met motivering en een ontwerp van antwoordbrief aan de klachtencoördinator.

Artikel 12: Klachtenafhandeling 

De klachtencoördinator waakt erover dat de klacht maximaal onafhankelijk is van de dienst(en) waarop deze betrekking heeft en gaat na of de klachtenbehandelaar een neutrale houding heeft aangenomen tijdens het onderzoek. 

De klachtencoördinator stuurt aan de klager een antwoordbrief met de conclusies van het onderzoek. 

Artikel 13: Klachtenafsluiting 

De klacht wordt als afgesloten beschouwd wanneer de klager het antwoord heeft ontvangen en wanneer de klachtencoördinator het klachtenregister volledig heeft ingevuld. 

Artikel 14: Klachtengedragsregels 

De klachtenbehandelaar houdt bij de klachtenbehandeling maximaal rekening met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

Artikel 15: Klachtenrapportering

De klachtencoördinator bezorgt het overzicht van de klachten en een korte toelichting omtrent de behandeling ervan trimestrieel ter kennisgeving aan het managementteam en aan het college van burgemeester en schepenen respectievelijk het vast bureau. 

Artikel 16: Inwerkingtreding 

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2024. Het reglement komt in de plaats van het eerdere door gemeenteraad goedgekeurde klachtenreglement dat hierbij opgeheven wordt.

Gebruikersreglement bibliotheek bij overstap naar Regiobib

Bij de overstap naar het eengemaakte bibliotheeksysteem Wise in 2021 hebben de gemeenten van Cultuur Noordrand beslist om een “samenwerkingsgroep 2” te vormen, met als belangrijk punt het onderschrijven van een gemeenschappelijk bibliotheekreglement. De bibliothecarissen van de regio Noordrand stellen nu voor de stap te zetten naar een volwaardige Regiobib (samenwerkingsgroep 3a).

Dit biedt een aantal voordelen op vlak van klantvriendelijkheid, laagdrempeligheid, heldere communicatie en het beperken van (overbodige) werklast. We vormen dan ook één financiële organisatie. Op 13 juni 2023 keurde het college de principebeslissing hierrond goed. Dit heeft enkele wijzigingen in het gebruikersreglement tot gevolg. De beheerraad verleende ondertussen positief advies voor dit reglement.

Waar wijkt dit gebruikersreglement voor de Noordrand af in vergelijking met het vorige reglement?

Artikel 1: Regiobib Noordrand

De openbare bibliotheken van de Noordrand hanteren een gezamenlijk gebruikersreglement en vormen samen Regiobib Noordrand. 

Alle bibliotheekvestigingen van deze gemeenten maken hier deel van uit: Asse, Grimbergen, Kampenhout, Kapelle-op-den-Bos, Londerzeel, Machelen, Meise, Merchtem, Opwijk, Steenokkerzeel, Vilvoorde, Wemmel, Zaventem.

Leden van deze bibliotheken zijn automatisch lid van alle bibliotheken van de Regiobib. Openstaande kosten van deze bibliotheken kunnen in alle vestigingen van de Regiobib afgerekend worden. Ook online betalen via Mijn Bibliotheek is mogelijk.

Om gebruik te maken van de lokale digitale collecties van een andere bib uit de regio moet de lener jaarlijks ter plaatse gaan om de toegang te laten (her)activeren.

Artikel 2: Slim Netwerk

 Alle bibliotheken van Noordrand maken deel uit van het Slim Netwerk. Leners met een geldig lidmaatschap in een van de aangesloten bibliotheken kunnen zonder bijkomende kosten lid worden bij alle bibliotheken uit het netwerk.  

Deze lidmaatschappen worden niet automatisch hernieuwd bij een hernieuwing van het lidmaatschap van de Regiobib.

Artikel 5: Lidmaatschap en tarieven

Het lidmaatschap wordt in één van de aangesloten bibliotheken van Regiobib Noordrand betaald. Hierdoor word je automatisch lid van alle bibliotheken die aangesloten zijn bij Regiobib Noordrand.

Artikel 17: Blokkering lidmaatschap

Je lidmaatschap wordt geblokkeerd indien je 5,00 euro openstaande kosten hebt (lidgeld niet meegerekend). Ook wanneer je kosten hebt die al 70 kalenderdagen open staan, wordt je lidmaatschap tijdelijk geblokkeerd. In dat geval kan je geen gebruik meer maken van de dienstverlening van de bib tot de kosten betaald zijn.

Artikel 19: Aanvragen uit andere bibliotheken

Deze materialen kunnen 1 keer verlengd worden met een periode van 4 weken, tenzij ze gereserveerd werden door een andere lener. 

Artikel 27: UiTPAS met kansentarief

Leners uit kansengroepen die gedomicilieerd zijn in Machelen-Diegem kunnen bij het onthaal van het Sociaal huis een UiTPAS van Cultuur Noordrand met kansentarief aankopen. Leners uit kansengroepen die in een andere gemeente wonen waar de UiTPAS van Cultuur Noordrand wordt aangeboden, kunnen de UiTPAS met kansentarief in hun eigen gemeente aankopen. De UiTPAS kan tevens als lidkaart van de bib gebruikt worden. Een UITPAS met kansentarief kost 1 euro en blijft geldig zolang de pashouder in aanmerking komt voor het kansentarief. Volwassen leners die over een geldige UITPAS met kansentarief beschikken betalen 1 euro lidgeld per jaar voor de regiobib Noordrand. Tot en met 17 jaar is het lidmaatschap gratis.

Besluit: de gemeenteraad keurt het gebruikersreglement bibliotheek bij overstap naar Regiobib goedRetributiereglement voor de bibliotheek

Besluit: Artikel 1: de gemeenteraad keurt het retributiereglement voor de bibliotheek goed:

"Retributiereglement voor de bibliotheek

Artikel 1: er wordt voor een termijn ingaand op 20 februari 2024 en eindigt op 31 december 2025 ten behoeve van de gemeente een retributie gevestigd op de in artikel 2 vermelde administratieve prestaties in de bibliotheek.

Artikel 2: de retributie bedraagt:

 Lidmaatschap

• Personen ouder dan 18 jaar: 5€
• Personen jonger dan 18 jaar: Gratis
• Inwoners van Machelen en Diegem betalen geen lidmaatschap 

Nieuwe lidkaart bij diefstal of verlies 3,00 euro

Reservatie van materialen 1,00 euro

Aanvraag uit andere bibliotheken (IBL) 2,50 euro

Vergoeding bij overschrijden van uitleentermijn

• Vergoeding per dag per materiaal: 0.10€
• Postkost herinneringsbrief: 1€

Fotokopieën afdrukken

• Kopie of afdruk zwart/wit A4: 0,10€
• Kopie of afdruk in kleur A4: 0.50€
• Kopie of afdruk zwart/wit A3: 0.20€
• Kopie of afdruk in kleur A3: 1€

Verloren of beschadigde materialen of na het verstrijken van de laatste betalingstermijn worden aangerekend aan de aankoopprijs incl. btw

Verkoop materialen voor het grote publiek: 0,50 € per materiaal

UiTPAS met kansentarief

Volwassenen, kinderen en jongeren: 1€

Jaarlijks lidgeld Regiobib voor volwassen: 1€

Artikel 3: het lidmaatschap wordt geblokkeerd bij 5,00 euro openstaande kosten en/of bij kosten die al 70 kalenderdagen open staan. Ook wanneer je kosten hebt die al 70 kalenderdagen open staan wordt je lidmaatschap geblokkeerd. In dat geval kan er niets meer uitgeleend of verlengd worden tot de kosten betaald zijn.

Artikel 4: na drie herinneringen vanuit de bibliotheek wordt het lidmaatschap geblokkeerd en moeten alle materialen vergoed worden. Eventuele teruggave van materialen kan er in geen geval toe leiden dat het bedrag van de vordering aangepast wordt. Dit wordt verder opgevolgd door de financiële dienst van de gemeente, waarbij de extra kosten kunnen in rekening worden gebracht.

Artikel 5: de retributie is verschuldigd door de ontlener of, indien hij minderjarig is, door de burgerlijk verantwoordelijke persoon.

Artikel 6: de retributie wordt contant geïnd tegen afgifte van een ontvangstbewijs bij het afleveren van de diensten of bij het eerstvolgende bibliotheekbezoek, hetzij door storing of overschrijving op een rekeningnummer van het gemeentebestuur na ontvangst van een factuur.

Artikel 7: het reglement zal worden bekendgemaakt op de gemeentelijke website, met vermelding van zowel de datum waarop ze werden aangenomen als de datum waarop ze op de webtoepassing bekendgemaakt werden.

De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht van de bekendmaking van het reglement op de webtoepassing van de gemeente."

Reglement openbaarheid van bestuur

Besluit: Enig artikel: de gemeenteraad keurt het reglement openbaarheid van bestuur goed:

 "Reglement openbaarheid van bestuur

 Artikel 1: dit reglement regelt de openbaarheid van bestuur ten aanzien van de burgers, zowel de actieve als de passieve openbaarheid:

• Actieve openbaarheid van bestuur is de juridische basis van de overheidscommunicatie: de overheid is verplicht om de burger actief te informeren.
• Bij passieve openbaarheid van bestuur neemt de burger het initiatief om bestuurdocumenten bij een bestuur op te vragen. De passieve openbaarheid van bestuur houdt de toekenning in van een subjectief recht van toegang. Het is grondwettelijk verankerd in artikel 32 van de Grondwet.

 Hoofdstuk 1: Actieve openbaarheid van bestuur

Artikel 2: het lokaal bestuur publiceert volgende bestuurdocumenten op een actieve manier op de website van het lokaal bestuur www.machelen.be:

Gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn:

• Agenda
• Openbare notulen
• Besluitenlijst
• Reglementen/verordeningen
• Actuele samenstelling
• Live audio-stream
• Audio- zittingsverslag

 College van burgemeester en schepenen/vast bureau:

• Openbare notulen
• Besluitenlijst
• Reglementen/verordeningen
• Actuele samenstelling

Bijzonder comité voor de sociale dienst:

• Actuele samenstelling

Burgemeester:

• Besluitenlijst
• Reglementen/verordeningen

Het budget, meerjarenplanningen, aanpassing hieraan en jaarrekening

De beleidsverklaring van het college van burgemeester en schepenen/vast bureau

De deontologische code voor lokale mandatarissen

De rechtspositieregeling van het personeel lokaal bestuur

De deontologische code van het personeel lokaal bestuur

De oprichtingsaktes en statuten van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden met rechtspersoonlijkheid.

 Hoofdstuk 2: Passieve openbaarheid van bestuur

Artikel 3:

• 1. Elke burger kan bij het lokaal bestuur bestuurdocumenten inzien, er een afschrift van opvragen of er uitleg over opvragen.

 Artikel 4:

• 1. De aanvraag wordt ingediend

• Of via het aanvraagformulier op website van het lokaal bestuur
• Of via mail gericht aan secretariaat@machelen.be
• Of per post, gericht aan college van burgemeester en schepenen, Woluwestraat 1, 1830 Machelen

• 2. De aanvraag moet volgende informatie bevatten:

• Naam aanvrager
• Adres aanvrager
• De info die nodig is om het gevraagde bestuurdocument te identificeren
• De keuze voor inzage of afschrift, met eventueel de aanduiding van de vorm waarin men de informatie wil ontvangen (op papier of digitaal).

• 3. De aanvrager moet geen belang aantonen, tenzij het gaat om openbaarmaking van informatie van persoonlijke aard

In dat geval dient de aanvrager aan te tonen dat hij/zij rechtstreeks en persoonlijk in zijn rechtssituatie kan geraakt worden door:

• De informatie
• De beslissing waarop de informatie betrekking heeft
• De beslissing ter voorbereiding waarvan het document dat de informatie bevat, wordt opgesteld.

 Artikel 5:

• 1. De aanvraag wordt genoteerd in een register, met vermelding ontvangstdatum. Dit register is openbaar voor de aanvrager.
• 2. Als de aanvraag kennelijk onredelijk is of op te algemeen wijze verwoord, wordt aan de aanvrager binnen de 20 kalenderdagen gemotiveerd gevraagd zijn aanvraag te specificeren of te vervolledigen.
• 3. De beslissing over de aanvraag tot openbaarmaking wordt genomen door de algemeen directeur of door dienst aangeduide afgevaardigde.
• 4. De beslissing kan het volgende inhouden:

• Onontvankelijkheid aanvraag
• Volledige inwilliging aanvraag
• Gedeeltelijke inwilliging aanvraag
• Afwijzing van de aanvraag
• Verlenging termijn

Een gedeeltelijke inwilligging kan onder meer als de aanvraag betrekking heeft op beslissingen die niet af of onvolledig zijn of als de aanvraag betrekking heeft op interne communicatie. De volledige lijst is opgenomen in titel II, hoofdstuk 3, afdeling 3 Bestuursdecreet, artikelen II33 tot en met II39.

• 5. Als de aanvraag tot openbaarmaking wordt afgewezen op grond van:

• De bescherming van de persoonlijke levenssfeer
• Bevatten van informatie die door een derde verstrekt is zonder dat men daartoe verplicht is en die men uitdrukkelijk als vertrouwelijk heeft bestempeld
• Het vertrouwelijk karakter van commerciële en industriële informatie, als die informatie beschermd wordt om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren.

Dan neemt het lokaal bestuur contact op met betrokkene en vraagt de schriftelijke bevestiging dat de aanvrager toestemming krijgt om alsnog toegang te krijgen tot het bestuurdocument.

• 6. De beslissing wordt uiterlijk binnen 20 kalenderdagen na ontvangst aanvraag of bijkomende informatie genomen en per webformulier, e-mail of per brief verstuurd naar de aanvrager.
• 7. Als de toetsing aan de uitzonderingen niet mogelijk is binnen de 20 kalenderdagen, dan wordt de termijn verlengd tot 40 kalenderdagen, mits gemotiveerde beslissing.
• 8. In de kennisgeving van de inwilliging of gedeeltelijke inwilliging wordt vermeld dat deze geen toestemming inhoudt het document te hergebruiken als vermeld in hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet.
• 9. In de kennisgeving van gedeeltelijke inwilliging of afwijzing wordt vermeld waar en binnen welke termijn beroep kan ingesteld worden, overeenkomstig artikel 3.3. van het Bestuursdecreet.
• 10. Als de aanvrager gebruik wil maken van zijn recht op inzage van een bestuurdocument, dan stelt het lokaal bestuur de plaats, datum en tijdstip van de inzage vast.

De plaats is altijd ten gemeentehuize. Datum en tijdstip worden bepaald in overeenstemming met de openingsuren gemeentehuis.

• 11. Het ontvangen van een afschrift is onderworpen aan een retributiereglement.

Hoofdstuk 3: Beroep

Artikel 6:

• 1. Tegen de beslissingen in kader van dit reglement, kan beroep ingesteld worden bij de beroepsinstantie openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie van de Vlaamse overheid.
• 2. Het beroep dient ingesteld te worden binnen een termijn van 30 dagen ingaand op de dag nadat de beslissing verstuurd is, of, bij het uitblijven van een beslissing, op de dag nadat de termijn voor het nemen van de beslissing verstreken is.
• 3. Bij kennisgeving van de beslissing lokaal bestuur zal aan de aanvrager de nodige coördinaten van de beroepsinstantie medegedeeld worden.

Deze coördinaten zullen ook ter beschikking gesteld worden op de webstek van het lokaal bestuur."

Raamcontract "Onderhoudswerken aan gemeentewegen 2021-2024" via Haviland - selectie straten voor uitvoering 2023

Er is nood aan onderhoudswerken aan gemeentewegen. Op 28 februari 2023 keurde het college van burgemeester en schepenen de longlist met de op te meten straten goed. Na een rondgang met de technisch adviseur van Haviland zijn de straten opgemeten en werd er een raming opgemaakt.

Er wordt geopteerd om de Bosstraat te Diegem en een deel van de Oudstrijdersstraat aan te pakken, deze straten verkeren in zeer slechte staat. Uitvoering is voorzien in het voorjaar 2024.

De andere straten van de longlist worden mee opgenomen voor renovatie in de komende jaren.

De voorzitter neemt het woord

Voor we aan het volgende luik  komen van deze gemeenteraad zou ik de volgende mededeling willen doen. Dit is een mededeling betreffende de mogelijkheden van raadsleden om mondelinge en schriftelijke vragen aan de Burgemeester en of Schepenen te stellen. Ik zou deze mededeling willen doen aan ALLE raadsleden in het algemeen en aan raadslid Danny Gooris in het bijzonder.

De modaliteiten voor de tussenkomsten van de raadsleden worden bepaald in het Decreet Lokaal Bestuur in de paragrafen 21 , 31  en 38.

Op basis van deze informatie hebben we ons huishoudelijk reglement opgesteld dat  ter titel van inlichting éénparig werd goedgekeurd dat alle raadsleden op 22 januari 2019.

Wat staat er nu juist in ons Huishoudelijk reglement. De raadsleden kunnen mondelinge en schriftelijke vragen stellen

Mondelinge vragen: er zijn 2 soorten mondelinge vragen.

1.1 Bij elk punt van de normale dagorde geeft de Voorzitter uitleg over het te behandelen punt. Na lezing van het besluit ( is dus het punt waarover zal moeten gestemd worden ) vraagt de voorzitter of er hier vragen over zijn. Belangrijk hierbij is dat er hierna een stemming over volgt. Volgens het huishoudelijk reglement zijn er tijdslimieten bepaald maar de voorzitter kan hiervan afwijken als hij vindt dat de discussie positief en constructief verloopt.

1.2 De tweede soort van mondelinge vragen is op het einde vd raad : na afhandeling van de punten van de dagorde vraagt de Voorzitter of er nog vragen zijn los van de dagorde.

Hier zijn er 3 mogelijkheden voor de burgemeester/schepenen om te antwoorden :

1. a) Onmiddellijk ter zitting mondeling antwoorden.
2. b) De vraag noteren en de vraag voor aanvang van de volgende gemeenteraadszitting schriftelijk (per brief/mail) beantwoorden aan de vraagsteller.
3. c) De vraag mondeling beantwoorden op de volgende gemeenteraadszitting.

Tot zover de Mondelinge vragen.

Dan hebben we ook de schriftelijke vragen :

Hier moeten we  ook een onderscheid maken :

2.1 Schriftelijke aanvraag voor bijkomend agendapunt.

Als  er in de schriftelijke aanvraag een  toegelicht voorstel van beslissing wordt voorgesteld moet de aanvraag gebeuren 5 dagen voor de dag dat raad plaatsvindt.

Belangrijk is hier dan ook dat er een besluit is dat eerst wordt toegelicht door het raadslid  en waarover daarna kan/moet gestemd worden op de Raad. Enkel dan kan dit als aanvullend agendapunt beschouwd worden.

2.2 Indien er geen besluit is in de aanvraag, vallen we automatisch in de tweede categorie  : zijnde een  gewone schriftelijke vraag die op elk moment kan ingediend worden.

Op schriftelijke vragen van een raadslid  wordt binnen de maand een schriftelijk antwoord gegeven aan het raadslid die de vraag gesteld heeft.

Tot zover deze toelichting.

De 5 punten die raadslid Gooris heeft ingediend zijn dus eigenlijk geen agendapunten maar wel schriftelijke vragen.

Ik wil mij wel excuseren bij raadslid Gooris en bij iederéén die hierbij betrokken is want ik had eigenlijk deze punten niet mogen ondertekenen als bijkomende agendapunten.

Maar aangezien ze dus wel op de dagorde staan zal ik uit respect voor raadslid Gooris deze  even overlopen op deze raad, en dan kunnen onze schepenen en of burgemeester deze hierna schriftelijk beantwoorden binnen de voorziene termijn.

Bijkomend punt op vraag van raadslid Danny Gooris: Laadpalen

Danny Gooris krijgt het woord niet van de voorzitter:

Huidige situatie:

Cijfers in Vlaanderen tonen aan dat de verkoop van elektrische wagens sterk gestegen is de afgelopen 2 jaar, en prognoses tonen aan dat in de komende jaren de vraag naar elektrische wagens nog alleen maar, meer zal stijgen, aangezien de EU een wetsvoorstel heeft goedgekeurd op 09 Juni 2022 dat er tegen 2035, in de Europese Unie geen nieuwe wagens mogen verkocht worden die rijden op benzine of diesel  

Vragen:

Hoeveel laadpalen die publiekelijk toegankelijk op publiek domein, staan er momenteel in onze gemeente?

Hoeveel publieke laadpalen op publiek domein, is het beleid van plan toe te voegen tegen het einde van de huidige legislatuur?  

Hoe wil het beleid de rotatie graad verhogen?

Aangezien dit niet langer als agendapunt aanvaard is, maar dus een schriftelijke vraag blijkt te zijn, zal ik de feedback delen, van zodra ik het antwoord heb ontvangen.

Bijkomend punt op vraag van raadslid Danny Gooris: Parkeerboetes

Danny Gooris krijgt niet het woord van de voorzitter:

Graag had ik lijst gekregen van het aantal uitgeschreven  parkeerboetes (wagens die verkeerd geparkeerd stonden en waarvoor een boete werd uitgeschreven) door de politie over de voorbije 2 jaar en dit ingedeeld per weekdag.

Maw: het aantal parkeerboetes uitgeschreven per deelgemeente (Machelen en Diegem) door politie op een

• Maandag
• Dinsdag
• Woensdag
• Donderdag
• Vrijdag

Aangezien dit niet langer als agendapunt aanvaard is, maar dus een schriftelijke vraag blijkt te zijn, zal ik de feedback delen, van zodra ik het antwoord heb ontvangen.

Bijkomend punt op vraag van raadslid Danny Gooris: Makro

Danny Gooris krijgt niet het woord van de voorzitter:

Huidige situatie:

In december vorig jaar ging de Makro-winkel in Machelen definitief dicht en vandaag staat het gebouw nog steeds leeg. Meteen na de sluiting van de winkel werd het terrein het slachtoffer van sluikstorters, maar dat probleem is ondertussen opgelost.

Eind augustus zat het beleid samen met moederbedrijf Metro en die laatste stelde een expert aan om een toekomstige invulling mee te bepalen. Toen werd er gemeld dat de kans groot is dat het opnieuw iets commercieels zou worden.

De bedoeling was dat Metro en het beleid twee maanden later weer een overleg zouden hebben en dat er eind dit jaar een beslissing over de nieuwe invulling genomen zal worden

Vraag

Vandaag is het 20 december, eind van het jaar, dus mijn vraag is of het beleid een update kan geven van de plannen van het leegstaand gebouw en parking van de Makro.

Aangezien dit niet langer als agendapunt aanvaard is, maar dus een schriftelijke vraag blijkt te zijn, zal ik de feedback delen, van zodra ik het antwoord heb ontvangen.

Bijkomend punt op vraag van raadslid Danny Gooris: Deelwagens

Danny Gooris krijgt niet het woord van de voorzitter:

Kick-Off

Op 27 September 2021 werd het startschot gegeven voor cambio autodelen in Machelen. Cambio autodelen is een flexibele formule waarbij aan het gemeentehuis van Machelen dag en nacht auto’s klaar staan voor de gebruikers. Zowel particulieren als organisaties en bedrijven zullen van dit deelsysteem gebruik kunnen maken. Maar ook het gemeentepersoneel voor hun dienstreizen.

Modal shift

Vandaag zijn er dus 2 deelwagens van Cambio beschikbaar aan het gemeentehuis. Met heel wat grote projecten op de planning van het beleid (Bessenveld, Lediaan, CAT-site) wordt er steeds gesproken van een modal shift (verschuiving van  bijvoorbeeld van het gebruik van de auto, naar de fiets, te voet of openbaar vervoer of andere mobiliteitsmodi) welke vandaag de dag geschat wordt op 70/30 (70% auto/30% te voet, fiets, openbaar vervoer…) en die tegen 2030 om te vormen naar 30/70 (30% auto/70% te voet, fiets, openbaar vervoer…)

Vraag

Wie zich in Machelen voor 31 december 2021 inschreef, kreeg de instapkost van 35 euro cadeau. Hoeveel inwoners hebben zich in die periode ingeschreven.

Hoeveel inwoners zijn er vandaag ingeschreven in het deelsysteem?

Wat is de bezettingsgraad (inwoners vs particulieren)?

Aangezien dit niet langer als agendapunt aanvaard is, maar dus een schriftelijke vraag blijkt te zijn, zal ik de feedback delen, van zodra ik het antwoord heb ontvangen.

Bijkomend punt op vraag van raadslid Danny Gooris: Lokaal winkelen

Danny Gooris krijgt niet het woord van de voorzitter:

10% korting op de MD-cheques

Als je niet weet wat kopen, is de MD-cheque een ideaal cadeau waarbij je de lokale handelaar steunt. Koop je een cheque aan tussen 1 en 10 december 2023, dan geniet je van 10% korting, zolang de voorraad strekt en zijn geldig tot 31 maart 2024.

Liever Lokaal!

Van 9 december 2023 tot en met 15 januari 2024 lanceert de provincie Vlaams-Brabant opnieuw een eindejaarsactie. In onze gemeente doen er 11 handelaars aan mee. Deelnemers maken kans op mooie prijzen.

Vraag

• Hoeveel mensen hebben er MD Cheques aangevraagd?
• Welk bedrag had het beleid voorzien (zolang de voorraad strekt)?
• Welk bedrag is er effectief besteld geweest aan MD cheques per sector?
• Was er een maximum ingesteld voor aanvragen van MD Cheques?  
• Zijn de MD cheques beschikbaar alleen voor inwoners?
• Waarom zijn er maar 11 deelnemende handelaars aan “Liever lokaal”

Aangezien dit niet langer als agendapunt aanvaard is, maar dus een schriftelijke vraag blijkt te zijn, zal ik de feedback delen, van zodra ik het antwoord heb ontvangen.

B-punten:

B-punten zijn  “administratieve punten “die géén inhoudelijk politiek debat behoeven,en waarover niet meer gestemd moet worden en die als eenparig goedgekeurd zullen genotuleerd worden

Goedkeuring verslag gemeenteraad 21 november 2023

Besluit: het notulenverslag van de gemeenteraad van November2023 wordt goedgekeurd.

Besluit van de gouverneur tot goedkeuring van de jaarrekening over het financiële boekjaar 2022 van de gemeente Machelen

Besluit: gemeenteraad neemt kennis van het besluit van de gouverneur tot goedkeuring van de jaarrekening over het financiële boekjaar 2022 van de gemeente Machelen

Kennisgeving definitieve vaststelling Provinciaal beleidsplan Ruimte Vlaams-Brabant en milieueffectenrapportage

Op 19 september 2023 is het provinciaal Beleidsplan Ruimte Vlaams-Brabant en milieueffectenrapportage definitief vastgesteld door de provincieraad.

Het Beleidsplan Ruimte Vlaams-Brabant omvat een strategische visie, 7 beleidskaders (mobiliteit, voorzieningen, wonen, economie, open ruimte, energie, selecties en ontwikkelingsperspectieven) en een actiegericht deel (4 provinciale werven- 4 krachtlijnen voor actie). Het provinciaal Beleidsplan Ruimte Vlaams-Brabant vervangt het Ruimtelijk Structuurplan Vlaams-Brabant. 

Op 7 juli 2023 werd het bijhorende plan-MER voor het Beleidspan Ruimte Vlaams-Brabant goedgekeurd door de Vlaamse Overheid (MER- dossierdatabank dossiernummer PL0260).

Besluit: de gemeenteraad neemt kennis van de beslissing van de provincieraad tot de definitieve vaststelling van het Beleidsplan Ruimte Vlaams-Brabant.

Opgelet: Dit is een voorlopig verslag. Het volledige en goedgekeurde verslag zal U kunnen terugvinden op de website van de gemeente machelen (www.machelen.be) van zodra het verslag is goedgekeurd op de volgende gemeenteraad van 23 Januari 2024