Verslag Gemeenteraad 22 Februari 2022

Aanwezig: Claeys Steve, Panneels Stef, Debeerst Rony, Lagae Gregory,  Tielemans Steven,  Gooris Danny, Roose Peter, Hanon Patrick, Verberckmoes Tessa, Lenaerts Werner,  Jacobs Kris, Nadine Gurickx, Blanckaert Benny, Van den Berghe Tania; Nancy Van Harck, Akaychouch Mohamed, Jocelyne Vangindertaelen, Grootjans Marc en Benhomaid Samia, Franky Van Praet, De Groef Jean-Pierre, Ponticello Dina, Schell Daniël

Verontschuldigd: Ingrid Deblock, Magda Geeroms

Dit zijn de notulen van gemeenteraad:

De burgemeester opent de gemeenteraad met een update over the Covid-19 situatie in onze gemeente:

Covid - toestand 22/2

• Sinds 24 januari dalen de cijfers van de besmettingen
• Nu nog per dag 4 nieuwe besmettingen
• Op weekbasis (vorige week ) 55
• Gemiddelde leeftijd 40 jaar
• Opnames in ziekenhuizen dalen ook
• In de scholen zo goed als geen besmettingen
• In het Woonzorgcentrum geen enkele besmetting

A-punten

A-punten zijn de agendapunten waarover een politiek debat kan gevoerd worden en die dan ook zullen ingeleid worden door ofwel een lid van het college ofwel door de voorzitter:

Verlenen recht van opstal aan TMVW - jeugdvoetbalcomplex Diegem

Reeds in 2013 werd het gebruiksrecht van de infrastructuur van jeugdvoetbalcomplex Diegem ingebracht in Farys/TMVW. Een deel van de gronden van deze site is eigendom van de Kerkfabriek Sint-Catharina. Tussen Kerkfabriek Sint-Catharina en gemeente Machelen is er een erfpachtovereenkomst.Een deel van de gronden was al eigendom van de gemeente, in 2015 heeft de gemeente twee percelen extra verworven.

Er werd beslist om het gehele jeugdvoetbalcomplex te renoveren in samenwerking Farys/TMVW die als bouwheer optreedt. Om dit juridisch mogelijk te maken, is een zakelijk recht op de gronden noodzakelijk. Hiervoor is onder meer al beslist de erfpachtovereenkomst tussen de gemeente en Kerkfabriek Sint-Catharina te verlengen tot 2055.

In een tweede fase wordt gevraagd om een opstalrecht te verlenen aan Farys/TMVW op alle percelen van het jeugdcomplex.

Tussen de gemeente Machelen en Farys/TMVW dient er nu, mede door de diverse samenstelling van eigendoms- en andere rechten op de gronden enerzijds en anderzijds met het oog op de boekhoudkundige/juridische verwerking van de investeringen die er gebeuren in kader van jeugdcomplex een recht van opstal geregeld te worden. Dit dient in een notariële akte opgenomen te worden

Besluit:

Artikel 1: de gemeenteraad is akkoord om een recht van opstal te verlenen aan TMVW op volgende percelen gelegen te Diegem, langsheen de Kosterstraat en als volgt gekadastreerd:C388, C389, C390, C391D en 394B2.

Artikel 2: Het recht van opstal wordt verleend met als doel de bouw/verbouwing van het jeugdvoetbalcomplex en, na de bouw, het beheer ervan door Farys/TMVW.

Artikel 3: Het recht van opstal wordt verleend voor een termijn van 33 jaar,  die afloopt op 30 september 2055.

Artikel 4: Het recht van opstal is niet overdraagbaar.

Artikel 5: De kosten voor de notariële akte worden geherfinancierd door TMVW en verrekend via exploitatierekening aan de gemeente Machelen.

Beslissing opname van de ontsluitingsweg voor de gevangenis van Haren en Seats & Sofas in het gemeentelijk patrimonium

Op 14 december 2021 werd een schrijven ontvangen van de Regie der gebouwen met betrekking van de opname van de ontsluitingsweg voor de gevangenis van Haren en Seats & Sofas in het gemeentelijke patrimonium.

Het betreft een reeds aangelegde weg op het grondgebied van Machelen die zal dienen als de ontsluiting van de gevangenis van Haren en Seats & Sofas, ook het nog te ontwikkelen perceel waarop momenteel de werfkeet voor de bouw van de gevangenis staat zal in de toekomst ontsloten kunnen worden met deze weg. 

Het voorgestelde project past binnen de doelstelling uit artikel 3 en 4 van het decreet Gemeentewegen.

Besluit: de overname van de ontsluitingsweg gevangenis Haren en Seats & Sofas zoals aangegeven op plan in bijlage wordt goedgekeurd.

Charter baanbrekende werkgever

Er is in 2020 een charter gelanceerd "Baanbrekende werkgever" waar reeds een aantal lokale besturen hebben op ingespeeld. Het Lokaal Bestuur Machelen heeft reeds een aantal initiatieven genomen, of toch tenminste een aanzet gegeven, die passen in dit charter. Dit charter kan gebruikt worden als instrument naar imago toe en kan uitgespeeld worden op de arbeidsmarkt.

Een Baanbrekende Werkgever zet resoluut in op een duurzaam mobiliteitsbeleid en een mensgericht personeelsbeleid. Met onze huidige maatregelen in het arbeidsreglement opgenomen inzake flexibele uurregelingen, thuiswerken en in de rechtspositieregeling inzake toelagen woon-werkverkeer en fietsleasing, zijn we als werkgever al een stuk op die piste ingeslagen.

Na ondertekening van dit charter zal Baanbrekende werkgever ons opnemen in een traject om onze inspanningen te versterken en te verduurzamen.

Besluit: de gemeenteraad neemt kennis van het charter "Baanbrekende werkgever" en is akkoord het te ondertekenen.

Samenstelling schoolraad GISO

Aanpassing bij de geleding van de leerlingen: 1 leerling toegevoegd. Op geregelde tijdstippen dient de samenstelling van de schoolraad vernieuwd te worden. Wegens vastgestelde onregelmatigheden in de vorige aanstelling van de schoolraad is de procedure van het samenstellen van de schoolraad opnieuw opgestart.

De directeur heeft de bevragingen gedaan bij het personeel en de ouders. Hieruit is gebleken dat er niet meer kandidaten waren dan het aantal effectief te begeven mandaten. In bijlage zijn deze proces-verbalen toegevoegd.

In afwijking van de eerdere beslissing wordt een vierde persoon toegevoegd aan de geleding leerlingen.

Besluit:

Artikel 1: de beslissing van de gemeenteraad van 22 december 2021 inzake samenstelling schoolraad GISO wordt ingetrokken. 

Artikel 2: het schoolbestuur te machtigen om de vertegenwoordiging in alle geledingen van de schoolraad van het Gemeentelijk Instituut voor Secundair Onderwijs Machelen op 1 januari 2022 te vernieuwen.

Artikel 3: de volgende personen zijn verkozen als effectieve vertegenwoordigers in de schoolraad:

• geleding personeel: De Vries Wim (leraar), Van San Tim (leraar), Siuzdak Ashley (leraar) en De Becker Josiane (leraar)
• geleding ouders: Laurence Van Der Veeken; mama van Nathan Lalleman, Celik Mutlu; papa van Celik Efe, Okmez Nehai; mama van Orem Lucas, Op de Beeck Katrijn; mama van Siebe De Clercq
• geleding leerlingen: Van den Broeck Yarno, Zerrouki Neo, Lombry Guy, Van Campenhout Nicolas
• geleding schoolbestuur: Van Damme Valerie

Organiek reglement adviesraden

Het decreet lokaal bestuur voorziet dat een lokaal bestuur moet voorzien in participatie. Een eerste luik werd hiervoor al voorzien in het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad inzake verzoekschriften.

Een twee luik handelt over de mogelijkheid inzake werken met adviesraden.Bij de opstart van een nieuwe legislatuur worden ook de adviesraden vernieuwd. Het organiek reglement legt de doelstellingen vast van de adviesraden, hun samenstelling en werking, de relatie met het lokaal bestuur en de administratie.

Er werd door het managementteam een analyse gemaakt omtrent het functioneren van de adviesraden. De analyse en voorstellen werden overgemaakt aan en besproken op het college het college van burgemeester en schepenen .

Grote lijnen van de analyse:

• Incorporeren seniorenraad in welzijnsraad
• Organiseren acties komen bij de administratie te liggen
• Subsidies worden niet verstrekt aan adviesraden
• Interne organisatie adviesraden wordt vrij gelaten.

 Op die basis werd een nieuwe ontwerp reglement gemaakt, met daarbij nog de accenten:

• vrijheid van verenigingen tot aanduiding van hun vertegenwoordiging, doch het formeel uitbrengen advies kan enkel door leden, inwoners van de gemeente.
• adviesraden dienen jaarlijks een evaluatieverslag van hun werking te maken.

Besluit

Artikel 1: de beslissing van de gemeenteraad van 19 juni 2019 inzake organiek reglement adviesraden wordt ingetrokken.

Artikel 2: de gemeenteraad keurt het organiek reglement adviesraden goed met inwerkingtreding vanaf 1 maart 2022.

"Organiek reglement adviesraden

Artikel 1: dit organiek reglement regelt de samenstelling, bevoegdheden en organisatie van de adviesraden en geldt voor volgende adviesraden:

• Jeugdraad
• Cultuurraad
• Milieuraad
• Welzijnsraad
• Sportraad
• Lokaal Overleg Kinderopvang.

 Artikel 2: de adviesraden:

• hebben een werking van zes jaar
• moeten uiterlijk binnen een redelijke termijn volgend op de installatie van een nieuwe gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn, opnieuw worden samengesteld.

 Artikel 3: elke adviesraad

• is een orgaan buiten het kader van de administratie van het lokaal bestuur
• maakt onderdeel uit van het participatiekader van het lokaal bestuur.

 Artikel 4: de adviesraden:

• Zijn adviserende, coördinerende en stimulerende overlegorganen die adviseren aan het lokaal bestuur en ten overstaan van alle actoren (verenigingen, diensten, …) die actief zijn in de betreffende sector.
• Behandelen kwesties op lokaal niveau die rechtstreeks of onrechtstreeks de betreffende sector en de inwoners aanbelangen.
• Bezitten de bevoegdheid om voorstellen te formuleren en op eigen initiatief of op verzoek van het lokaal bestuur adviezen te verstrekken.
• De voertaal, zowel mondeling als schriftelijk, van en in de adviesraden is het Nederlands.

 Artikel 5: elke adviesraad heeft minstens zijn specifieke bevoegdheden

Artikel 5.1. Algemene bevoegdheden van de adviesraden

• Advies geven, op verzoek van het College van Burgemeester en Schepenen/Vast Bureau of op eigen initiatief, over alle aangelegenheden die de adviesraad belangrijk acht in kader van het desbetreffende beleidsdomein.

Artikel 5.2. Specifieke bepalingen inzake bevoegdheden en lidmaatschap per adviesraad

Cultuurraad: Het lokaal bestuur moet advies vragen aan de adviesorganen over alle aangelegenheden, vermeld in art 4, 1°1 tot en met 10° van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, met uitzondering van punt 7° (jeugdbeleid) en punt 9° (sportbeleid). Dit zijn ondermeer volgende domeinen: de taal, de kunsten, het cultureel patrimonium, de musea, de wetenschappelijk-culturele instellingen, de bibliotheken,…..

Sportraad: De sportraad verstrekt advies over alle kwesties die het algemeen sportbeleid aanbelangen.

Jeugdraad: De leden mogen maximum 30 jaar zijn.

Welzijnsraad: De Welzijnsraad verstrekt advies over alle kwesties die het algemeen welzijnsbeleid, inbegrepen het beleid inzake gezondheid en in het bijzonder naar mensen met een beperking, aanbelangen.

Milieuraad: Voor adviesverlening omtrent plannen van alle beleidsdomeinen die van belang zijn voor het behoud en de ontwikkeling van de natuurlijke structuur en de algemene milieukwaliteit, inclusief de thema’s duurzaamheid en klimaat wordt samenwerking tussen de Milieuraad en de GECORO gestimuleerd door gemeenschappelijke infovergaderingen te houden.

Lokaal overleg kinderopvang: Wordt betrokken bij de bij samenwerking tussen verenigingen, diensten, inwoners en instellingen die actief zijn inzake kinderopvang in de ruime betekenis van het woord.

Artikel 6:

• Het lokaal bestuur ondersteunt de adviesraad inhoudelijk en logistiek door de nodige beleidsdocumenten en cijfermateriaal te bezorgen aangaande de respectievelijke materies en door zijn lokalen ter beschikking te stellen voor de vergaderingen van de adviesraden.
• De adviesraden staan zelf in voor hun administratie, verslagen, uitnodigingen,…. De administratie kan de adviesraden administratief en logistiek ondersteunen.
• De adviezen van de adviesraden worden opgenomen in de desbetreffende dossiers wanneer die voor besluitvorming aan de respectieve organen worden voorgelegd.
• Geen enkele functie of opdracht uitgevoerd in en voor de adviesraden is bezoldigd.

Artikel 7: voor de eigen interne organisatie kan elke adviesraad zijn eigen huishoudelijk regelement en/of afsprakennota uitwerken. Dit huishoudelijk reglement/afsprakennota kan nooit het overkoepelende organiek reglement vervangen, noch beperken.

Artikel 8: de formele adviesvragen worden in opdracht van het college van burgemeester en schepenen/vast bureau via een schrijven/mail gericht aan de voorzitter van de respectievelijke adviesraad.

De adviesraad beschikt over een termijn van maximaal 30 kalenderdagen om hun advies schriftelijk/per mail terug te bezorgen aan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau. Indien er geen advies wordt bekomen binnen de 30 kalenderdagen, wordt het advies geacht stilzwijgend gunstig te zijn.

Artikel 9: indien de beslissing van het college van burgemeester en schepenen/vast bureau afwijkt van het geformuleerde advies beschikt het college van burgemeester en schepenen/vast bureau over 30 kalenderdagen om zijn gemotiveerde standpunt aangaande de uitgebrachte adviezen schriftelijk mee te delen aan de betreffende adviesraad.

Indien de behandeling van het dossier een langere periode vergt zal het college van burgemeester en schepenen/vast bureau melding maken van de langere te volgen procedure alvorens zijn standpunt definitief te maken.

Artikel 10: jaarlijks, onverminderd het bepaalde met betrekking tot de adviezen zoals omschreven in artikel 8 en 9, bezorgt elke adviesraad een evaluatie omtrent hun jaarwerking aan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau. 

Artikel 11: de leden van de gemeentelijke adviesraden kunnen:

• Afgevaardigden van private en/of professionele organisaties, verenigingen en instellingen die erkend zijn door college van burgemeester en schepenen die actief betrokken zijn bij de werking van de organisaties, verenigingen en instellingen zijn.
• Deskundige of geëngageerde inwoners, minder of gelijk aan het aantal afgevaardigden van verenigingen. De deskundigheid of geëngageerdheid moet gemotiveerd aangetoond worden door ervaringen, interesses, actief zijn, … in het betrokken beleidsdomein.

 Indien een adviesraad een advies formuleert in toepassing van de adviesbevoegdheden zoals omschreven in artikelen 4, 5 en 8 van dit reglement, dan kan dergelijk advies enkel uitgebracht, geformuleerd en gesteund worden door de leden van de desbetreffende adviesraad die woonachtig zijn in Machelen-Diegem.

De overige leden kunnen deelnemen aan de bespreking en beraadslaging voorafgaandelijk aan het formuleren van het eindelijke over te maken advies.

Artikel 12: de leden die afgevaardigd worden door private of publieke en/of professionele organisaties mogen zich op de samenkomsten van de adviesraad laten vertegenwoordigen door een vaste plaatsvervanger. Deze plaatsvervanger moet voldoen aan dezelfde voorwaarden aan deze gesteld aan de vaste vertegenwoordiger, met uitsluiting van de bepalingen inzake gendergelijkheid.

De plaatsvervanger heeft dan stemrecht in plaats van de vaste afgevaardigde.Elke afgevaardigde kan maar in één gemeentelijke adviesraad zetelen als stemgerechtigd lid/plaatsvervanger. Elke vereniging/organisatie of deskundige kan maar als stemgerechtigd lid/plaatsvervanger in één adviesraad zetelen.

Artikel 13: de bevoegde schepen en de desbetreffende deskundige van de administratie maken deel uit van de adviesraad met waarnemende stem. Andere leden van de gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn, college van burgemeester en schepenen, vast bureau en bijzonder comité voor de sociale dienst, kunnen geen lid zijn van de gemeentelijke adviesraden.

Artikel 14: na de vernieuwing van de gemeenteraad worden alle organisaties, verenigingen, instellingen en inwoners, uitgenodigd om hun kandidatuur te stellen. Dit gebeurt via publicatie op de gemeentelijke webstek en in het gemeentelijk infoblad.

Artikel 15: ten hoogste twee derde van de effectief stemgerechtigde leden van de adviesraden zijn van hetzelfde geslacht. Als dat niet het geval is, kan niet op rechtsgeldige wijze advies worden uitgebracht.

Artikel 16: aan het mandaat van de leden van de gemeentelijke adviesraden komt een einde door:

• Het intrekken van hun opdracht door de organisatie/instelling die zij vertegenwoordigen.
• Het ontslag van het lid in de gemeentelijke adviesraad of in de organisatie die hij/zij vertegenwoordigd.
• Bij ontbinding van de adviesraad binnen een redelijke termijn na de installatie van de nieuwe gemeenteraad.

Artikel 17: de samenstelling van de gemeentelijke adviesraden wordt informatief gepubliceerd op de gemeentelijke webstek.

Artikel 18: een adviesformulering in een dossier moet gebeuren op volgende wijze:

• Minstens de helft van de stemgerechtigde leden dient aanwezig te zijn.
• In de adviesvorming wordt nominatief opgenomen welke leden het advies steunen en welke niet, in het geval het advies niet eenparig wordt genomen.
• Indien bij een tweede oproeping aan de voorwaarde inzake quorum niet voldaan is kan de adviesraad zijn advies formuleren, ongeacht het aantal stemgerechtigde aanwezigen.

 Artikel 19: dit reglement is onderdeel van het participatiebeleid van het lokaal bestuur en gaat van kracht op 1 maart 2022 onverminderd de toepassing van artikel 2, tweede gedachtestreepje.

 Artikel 20: afschrift van dit organiek reglement zal ter kennisgeving worden overgemaakt aan de gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant."

B-Punten:

B-punten zijn  “administratieve punten “die géén inhoudelijk politiek debat behoeven,en waarover niet meer gestemd moet worden en die als eenparig goedgekeurd zullen genotuleerd worden

Goedkeuring verslag gemeenteraad 3 januari 2022

Besluit: het notulenverslag van de gemeenteraad van 3 januari 2022 wordt goedgekeurd.

Interne werkverdeling

Besluit: onverminderd de beslissing van de gemeenteraad van 3 januari 2022 waarbij kennis werd genomen van de opvolging van de eerste schepen, zoals voorzien in de gezamenlijke akte van voordracht van kandidaat-schepenen, waarvan op de gemeenteraad van 17 juni 2021 kennis van werd genomen, wordt de volgende interne werkverdeling binnen het college van burgemeester en schepenen/vast bureau afgesproken: 

 Burgemeester: Jean-Pierre De Groef  

• Financiën
• Burgerzaken
• Personeelsbeleid
• Veiligheid en preventie
• Economie
• Middenstand

 1ste  schepen: Steve Claeys

• Mobiliteit
• Ruimtelijke ordening
• Stedenbouw
• Woonbeleid

2de schepen: Peter Roose

• Organisatie en ICT
• Communicatie
• Sport
• Cultuur
• Feestelijkheden
• Toerisme
• Onderwijs

 3de schepen: Magda Geeroms

• Openbare werken
• Milieu
• Integratie
• Vlaamse aangelegenheden
• Dierenwelzijn
• Kinderopvang

Voorzitter BCSD* (toegevoegde schepen): Tessa Verberckmoes

• Sociale zaken
• Seniorenbeleid
• Zorg
• Jeugd

Vervanging voorzitter

Op de gemeenteraad van 3 januari 2022 werd de heer Benny Blanckaert verkozen verklaard als voorzitter van de gemeenteraad. De voorzitter van de gemeenteraad is tevens van rechtswege de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn.

Als de voorzitter tijdelijk afwezig is (bv. vakantie, korte ziekte) of niet mag deelnemen aan en stemmen over een agendapunt, dan mag hij zelf een vervanger kiezen.

De heer Benny Blanckaert heeft per mail medegedeeld dat zijn vervanger de heer Stef Panneels zal zijn.

Besluit: de gemeenteraad neemt kennis van de schriftelijke mededeling van de voorzitter van de gemeenteraad, Benny Blanckaert, dat hij bij kortstondige afwezigheid zal vervangen worden door Stef Panneels.

Informatieveiligheid: jaarverslag 2021, beleidsplan 2021-2023

Lokale besturen zijn wettelijk verplicht om te voldoen aan een aantal eisen inzake informatieveiligheid, o.a. de verplichting tot de aanstelling van een functionaris gegevensbescherming (DPO).

De veiligheidsconsulent dient jaarlijks een verslag van zijn/haar werkzaamheden over te maken aan de organisatie. Vanaf 1 januari 2020 is er 1 DPO aangesteld voor de entiteiten gemeente en OCMW. Volgende documenten inzake informatieveiligheid worden ter kennisname voorgelegd aan de gemeenteraad:

• jaarverslag 2021 gemeente en OCMW
• beleidsplan 2021-2023 gemeente en OCMW

De documenten zijn opgemaakt in overleg met de informatieveiligheidscel.

Besluit: de gemeenteraad neemt kennis van volgende documenten inzake informatieveiligheid:

• jaarverslag 2021 gemeente en OCMW
• beleidsplan 2021-2023 gemeente en OCMW.

Regionaal Landschap Brabantse Kouters - algemene vergadering 9 maart 2022

Besluit: de gemeenteraad beslist goedkeuring te verlenen aan de punten op de agenda van de algemene vergadering van 9 maart 2022

Project vereniging intergemeentelijk onroerend erfgoeddienst Oost & West: kennisneming planning en begroting 2022

Besluit: de gemeenteraad neemt kennis van Projectvereniging Intergemeentelijk Onroerend Erfgoeddienst Oost en West over de planning en begroting 2022

 

OPGELET

Dit is enkel een beknopt verslag. Het enige officiële en volledige verslag en audio report zal verschijnen op de website van www.machelen.be, van zodra deze goedgekeurd wordt op de volgende gemeenteraad,  die zal plaats vinden op Dinsdag 22 Maart 2022