Verslag Gemeenteraad 22 Januari 2019

Aanwezig: Panneels Stef, Grootjans Marc, Rombauts Karina, Claeys Steve, Geeroms Magda, Jacobs Kris, Deblock Ingrid, De Groef Jean-Pierre, Debeerst Rony, Lagae Gregory, De Wulf Dirk, Tielemans Steven, De Hertogh Jochem, Top Veysel, Akaychouh Mohamed, Roose Peter, Ütkü Yasemin, Gooris Danny, Hanon Patrick, Benhomaid Samia, Vangindertaelen Jocelyne, Leskens Raymonde, Blanckaert Benny, Ponticello Dina, Schell Daniël

Verontschuldigd: Verberckmoes Tessa

1. Goedkeuring Notulenverslag Gemeenteraad van 19 December 2018 en het zittingsverslag van de gemeenteraad (installatievergadering) van 04 Januari 2019.

Het verslag van de vorige vergadering en installatievergadering werden eenparig goedgekeurd.

2. Aankoop process en reglementatie inzake bestelbons en overheidsopdrachten: visum regeling

Dit punt speficieert het proces van de gemeente inzake aankoop beleid, zoals bestelbons en overheidsopdrachten.

Het voorstel is:

Tot 1.000€

Volstaat een bestelbon zonder marktraadpleging, te ondertekenen door (lid van) college van burgemeester en schepenen

Van 1.001€ tot 29.999€

Volstaat een bestelbon met beperkte marktraadpleging. Minimum 3 aannemers, leveranciers of dienstenverstrekkers van gelijkwaardige producten toe te voegen aan bestelbon
Doorslaggevende data :
- motivatie van economisch meest voordelige
- Beslissings-criteria zijn ondermeer : prijs, duurzaamheid, termijn, levertermijn- en voorwaarden, waarborgen, onderhouds- en verbruikskosten,….
- Verantwoordingsstukken ( printscreen consultaties, mails, brieven, uittreksels uit catalogi,…) worden aan bestelbon toegevoegd.
Bestelbon te ondertekenen door (lid van) college van burgemeester en schepenen

Vanaf 30.000€

Toepassing wetgeving overheidsopdrachten
Minimum 3 leveranciers, aannemers of dienstverstrekker op te nemen
Ppstart procedure, via e-notulen in college van Burgemeester en Schepenen of Gemeenteraad (naargelang het delegatiebesluit Omschrijving begrip dagelijks bestuur en delegatie van gemeenteraad naar college van burgemeester en schepenen), op welk ogenblik een advies aan financieel directeur wordt gevraagd
Gunning opdracht, via e-notulen in college van Burgemeester en Schepenen of Gemeenteraad ( naargelang het delegatiebesluit omschrijving begrip dagelijks bestuur en delegatie van gemeenteraad naar college van burgemeester en schepenen) op welk ogenblik een visum aan de financieel directeur wordt gevraagd.

Er kunnen zaken vrijgesteld worden van visum. Echter voor volgende zaken kan geen visumvrijstelling worden verleend door de raad :

Aanstelling statutaire personeelsleden
Aanstelling contractuele personeelsleden voor onbepaalde duur
Aanstelling contractuele personeelsleden voor een periode van 1 jaar of meer
Verbintenissen hoger dan 50.000 euro
Verbintenissen die een looptijd hebben van meer dan 1 jaar en waarvan het jaarlijkse bedrag hoger is dan 25.000 euro
Investeringssubsidies die hoger zijn dan 10.000 euro.

BESLUIT: goedgekeurd met eenparigheid van stemmen

3. Verkeers signalisatie plan Neerhofstraat (GISO Diegem)

Om het verkeer op een degelijke manier te regelen in de nieuw aangelegde Neerhofstraat (naast de nieuwe GISO site), is een nieuw signalisatieplan noodzakelijk. Bij de opmaak van dit signalisatieplan werden volgende uitgangspunten gehanteerd:

Parkeren en/of stilstaan is verboden in de Neerhofstraat om een vlotte doorgang voor fietsers en voetgangers te vrijwaren
Verbindingsweg wordt uitsluitend gebruikt door fietsers en voetgangers, per uitzondering wordt de straat (die in het midden afgesloten is dmv paaltjes) open gesteld om een rouwstoet en wagens door te laten om zo de Haachtsesteenweg hiervoor te ontlasten

Schepen Steve Claeys krijgt het woord van de voorzitter, en geeft een woordje uitleg over het nieuwe signalisatie plan voor de GISO site.

BESLUIT: goedgekeurd met eenparigheid van stemmen

4. Nieuw huishoudelijk reglement gemeenteraad

Art. 40 van het Gemeentedecreet zegt dat de gemeenteraad bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement moet vaststellen waarin aanvullende maatregelen worden opgenomen in verband met de werking van de raad en waarin minstens de volgende bepalingen worden opgenomen.

De wijze van verzending oproeping en terbeschikkingstelling dossiers
De wijze van het openbaar maken van agenda, plaats, uur....
De voorwaarden van inzagerecht & bezoekrecht
De wijze van het ter kennis brengen van de notulen van het college aan de gemeenteraadsleden
De wijze waarop en de personen door wie de stukken moeten ondertekenen
De voorwaarden voor het indienen verzoekschriften
De vergaderingen waarvoor presentiegeld wordt verleend, het bedrag van het presentiegeld en de nadere regels in verband met de eventuele terugbetaling van specifieke kosten die verband houden met de uitoefening van het mandaat Inzagerecht en afschriften verkrijgen
De voorwaarden voor het stellen van mondelinge en schriftelijke vragen van Gemeenteraadsleden aan de Burgemeester en College van Burgemeester & Schepenen
de wijze waarop de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergaderingen van de gemeenteraad openbaar worden gemaakt
De regels ivm de werking & samenstelling van de commissies & fracties

Het huishoudelijk reglement is gebaseerd op het basisdocument van de VVSG (Vlaamse Vereniging voor Steden en Gemeente) en werkt onze gemeente met slechts één commissie, de verenigde gemeenteraadscommissie.

BESLUIT: goedgekeurd met eenparigheid van stemmen

5. Deontologische code voor de gemeenteraadsleden

Dit model van deontologische code geeft lokale mandatarissen een kader waarbinnen ze hun mandaat moeten uitoefenen. De samenleving stelt, terecht, hoge eisen aan mandatarissen. Als lokaal geëngageerd politicus is men kwetsbaar. De deontologische code is in de eerste plaats dan ook niet gemaakt om te bestraffen, maar om een veilige omgeving te creëren waarbinnen de lokale mandatarissen moeten werken. De code is een algemene leidraad voor lokale mandatarissen om deontologisch zorgvuldig te kunnen handelen bij de uitoefening van het mandaat. Dit handelen steunt op de volgende waarden: dienstbaarheid, functionaliteit, onafhankelijkheid, openheid, vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid.

De 17 pagina’s tellende deontologische code bestaat uit de volgende 13 hoofdstukken:

Toepassingsgebied
Belangenvermenging en de schijn ervan
Corruptie en de schijn ervan
Het gebruik van faciliteiten en middelen van het lokaal bestuur
Omgaan met informatie
Onderlinge omgang en afspraken over vergaderingen
Naleving en handhaving van de deontologische code”
Enkele algemene bepalingen
Informatiebemiddeling
Administratieve begeleiding en ondersteuning
Bespoedigings- en begunstigingstussenkomsten
Overheids- en politieke communicatie
Verantwoordelijkheid inzake mails

Tenslotte is er ook een bijlage met wettelijke verwijzingen. Het is voor de lokale mandataris handig dat deze steeds toegevoegd is aan de code.

De deontologische code is van toepassing op de voorzitter van de gemeenteraad, de gemeenteraadsleden, de burgemeester en de schepenen.

BESLUIT: goedgekeurd met eenparigheid van stemmen

6. Definitie van dagelijks bestuur en delegatie mogelijkheden naar College van burgemeester en schepenen.

De gemeenteraad regelt alles wat van gemeentelijk belang is. De gemeenteraad bepaalt het beleid van de gemeente. Dat wil zeggen dat alle dossiers en zaken die niet uitdrukkelijk aan een ander orgaan via bepaalde wetgeving zijn toegewezen, door de gemeenteraad moeten beslist worden.

De gemeenteraad kan ook via een reglement bevoegdheden delegeren aan het college van burgemeester en schepenen.

Dit zou de gemeenteraad efficienter moeten doen werken, en meer focus geven aan beleidsvorming om het meerjarenplan goed te keuren. Aangezien de gemeenteraad maar 10 keer per jaar samenkomt, zou dit kunnen leiden tot vertraging van het behandelen van de dossiers, indien alle dossiers eerst op de gemeenteraad zouden moeten komen.

Wat wordt als dagelijks bestuur omschreven?

Opdrachten, uitgaven, ontvangsten en verbintenissen die worden aangegaan en/of ontvangen binnen het exploitatiebudget.
Opdrachten voor werken, leveringen en diensten, die voorzien worden op het investeringsbudget en waarvan de waarde lager dan 144.000 euro excl. btw is.
Opdrachten voor werken, leveringen en diensten waarvoor de gemeenteraad de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden voor die overheidsopdrachten nominatief bij vaststellen/aanpassing van het meerjarenplan (of wijzigingen hieraan) aan het college heeft toevertrouwd.
Bijkomende uitgaven voor opdrachten voor werken voor werken, leveringen en diensten, voorzien op het investeringsbudget, voor zover deze bijkomende uitgaven maximaal 10% bedragen van het bedrag van de oorspronkelijk gekozen offerte of inschrijving en hiermee onlosmakelijk verbonden zijn.
Financieel beheer: in overleg met de financieel directeur, verrichtingen uit te voeren die noodzakelijk zijn voor een optimale thesauriepositie van het bestuur, hieronder onder meer te begrijpen het verdisconteren van subsidies, toelagen of schuldvorderingen, het opnemen van thesaurievoorschotten of het aangaan van kasfaciliteiten.
Vervangingsregeling voor de algemeen en financieel directeur
Volgende elementen van dagelijks personeelsbeheer
- Individueel personeelsbeheer
- Individuele toepassingen van de bepalingen mbt vorming en evaluatie
- Bepalingen die rechtstreeks voortvloeien uit en toepassing zijn van het arbeidsreglement
- De aanstellingsbevoegdheid, inclusief de vaststelling van de aanwervingsvoorwaarden en de vacantverklaring, uitgezonderd voor de functies van algemeen en financieel directeur.

BESLUIT: goedgekeurd met eenparigheid van stemmen

7. Kennisneming van de bevoegdheden & interne werkverdeling van de burgemeester en schepenen

Op 21 december heeft Mark Grootjans , voorziene eed als Burgemeester, afgelegd in de handen van de heer gouverneur, en werden alle verkozen Schepenen op 4 januari 2019, ingezworen tijdens de installatie vergadering.

Voor de goede werking van het College en voorbereiding van de dossiers, is het wenselijk dat een interne werkverdeling wordt afgesproken. De werkverdeling ziet er als volgt uit:

Burgemeester: Marc Grootjans
1. Personeelsbeleid
2. Burgerzaken
3. Veiligheid en preventie
4. Economie
1ste schepen: Karina Rombauts
1. Sociale zaken
2. Welzijn
3. Onderwijs & kinderopvang
4. Seniorenbeleid
5. Financiën
2de schepen: Steve Claeys
1. Mobiliteit
2. Ruimtelijke ordening
3. Stedenbouw
4. Woonbeleid
3de schepen: Magda Geeroms
1. Openbare werken & onderhoud gebouwen
2. Milieu
3. Integratie
4. Vlaamse aangelegenheden
5. Dierenwelzijn
4de schepen: Kris Jacobs
1. Organisatie
2. ICT
3. Communicatie
4. Middenstand
Voorzitter BCSD* (toegevoegde 5de schepen): Ingrid Deblock
1. Sport
2. Cultuur
3. Jeugd
4. Toerisme
5. Sociale Dienst

BESLUIT: ter kennis genomen met eenparigheid van stemmen

8. Vervanging van de voorzitter

Op de installatievergadering van 4 januari werd voorzitter Stef Panneels verkozen verklaard als voorzitter van de gemeenteraad. Als de voorzitter tijdelijk afwezig is (bv vakantie, korte ziekte) of niet mag deelnemen aan en stemmen over een agendapunt, dan mag hij zelf een vervanger kiezen. De voorzitter heeft per mail medegedeeld dat zijn vervanger gemeenteraadslid Peter Roose zal zijn.

BESLUIT: goedgekeurd met eenparigheid van stemmen

9. Kennisname uittreding uit fractie

Op de installatievergadering van 4 januari, verklaarde gemeenteraadslid Dina Ponticello na haar eedaflegging in openbare zitting dat ze beslist had om uit te treden uit de OpenVLD fractie. Zij zal voortaan als onafhankelijke te zetelen in de gemeenteraad.

BESLUIT: ter kennis genomen met eenparigheid van stemmen

10. Indiening Verzoek ere-titel burgemeester & ere-titel Schepenen

Bij het einde van een legislatuur of ten hoogste bij het begin van een nieuwe legislatuur, is het de gewoonte dat de aftredende burgemeester en schepenen de ere-titel van hun functie wordt toegekend.

Dit was telkens zo in de voorbije drie legislaturen wat betreft :

Ere-burgemeester Roger De Wulf en ere-schepenen Pierre Van Lierde en Michel Van Neste ( gemeenteraad van 22/1/2001)
Ere-schepenen Jacqueline Macqoui en Johnny Trullemans ( gemeenteraad van 15/12/2006)
Ere-schepen François Bonaventure ( gemeenteraad van 18/12/2012)
Ere-schepen Guido Blanckaert ( gemeenteraad van 25/06/2014)

Bij het einde van de legislatuur 2013-2018 is dergelijk initiatief niet genomen, nochtans stopten op dat ogenblik de volgende uitvoerende mandatarissen met hun mandaat :

Jean-Pierre De Groef ( 13 jaar ocmw – voorzitter en 18 jaar Burgemeester)
Hilde Anciaux ( 30 jaar schepen)
Dirk De Wulf ( 12 jaar schepen)
Marco Verberckmoes ( 12 jaar schepen)

Gemeenteraadslid Gregory Lagae, kreeg het woord van de voorzitter, en gaf een toelichting op dit punt. Burgemeester Mark Grootjans antwoorde dat hij dit niet vergeten was, maar iets moois plant om al diegene die recht hebben op een ere-titel, uit te nodigen tijdens de volgende gemeenteraad van 19 Februari, om hen te bedanken voor gewezen diensten.

Met dit laatste agendapunt, bedankt de voorzitter iedereen en besluit hij de gemeenteraad als gesloten.

OPGELET

Dit is enkel een beknopt verslag. Het enige officiële en volledige verslag en audio report zal verschijnen op de website van www.machelen.be, van zodra deze goedgekeurd wordt op de volgende gemeenteraad, die zal plaats vinden op dinsdag 19 Februari 2019.